Kommunikation til trænere og instruktører

Giv besked mundtligt

Det er altid muligt at henvende sig direkte til den, som skal modtage et budskab. Nogle gange er det den helt rigtige metode. Hvis det er et personligt budskab, hvis det er en besked, som kræver svar direkte, hvis det er noget, som der skal være mulighed for at diskutere, hvis man vil være helt sikker på, at ingen andre hører eller blander sig. Men – det er en tidskrævende metode, den kræver personligt fremmøde af den, som afleverer beskeden.

Ring

Telefonen er en nem, hurtig og relativ billig kommunikationsform - men mindre personlig end det direkte møde. Den giver mulighed for at tale om det, man har brug for at kommunikere. Men – når man ikke træffer nogen, eller der er en telefonsvarer i den anden ende – så skal man enten selv, eller den man har ringet op, ringe igen – og måske igen ringe forgæves. Mobiltelefonen har gjort det lettere at træffe hinanden, uanset hvor man befinder sig.

Send et brev

Et brev fastholder beskeden klart og tydeligt, kommer frem til modtageren og ligger dér og venter. Indholdet skal være klart og tydeligt, der er ikke umiddelbar mulighed for at stille spørgsmål. Men – det kræver god formulering, udtømmende informationer og et præcist budskab. Læseren står med en tekst, som måske kan læses og forstås på flere måder. Det er vigtigt at formulere, hvad modtageren skal gøre – om det bare er til orientering, om man skal svare, tilmelde sig eller skrive tilbage etc. Det er en både tids- og omkostningskrævende form, idet brevene skal kuverteres, og papir, konvolutter og frimærker koster. Den skriftlige form er en stærk form for dokumentation for såvel indhold som for, hvornår brevet er skrevet og sendt.

Brug dueslaget/ en "brevbakke"

Mange foreninger har glæde af et såkaldt dueslag – et skab med små dokumentskuffer – en til hver instruktør, holdkontaktperson og bestyrelsesmedlem. Dueslaget bruges til at lægge beskeder, sedler til udlevering på holdene, tilmeldinger, bånd til låns og fremmødeskemaer og meget mere. Det er nemt og hurtigt og koster ikke noget, når det først er etableret, og her kan lægges ting og sager, som det vil være besværligt, dyrt og langsommeligt at skulle sende.

Den eneste ulempe ved dueslaget er, at instruktørerne skal huske at kigge efter om der er ”post”.

Lav et opslag

Hvis foreningen har en opslagstavle på træningsstedet eller i klubhuset er et opslag her – folder, A4-side eller plakat – en nem, billig og god mulighed for at give informationer til instruktørerne. Men – man har ikke nogen garantier for, at informationerne bliver set og læst.

Send en e-mail

Denne kommunikationsmåde vinder stadig større indpas blandt foreningsfolk. Det er en nemt, hurtigt og billigt at sende en mail, og næsten alle har mulighed for at oprette en e-mail adresse uden omkostninger. På den måde kan man få adgang til at åbne og læse sin post hvor som helst i verden døgnet rundt blot man har adgang til en pc’er med adgang til Internettet. Det er også meget nemt at svare på en mail; det kræver blot to klik – et på besvar og et på send!

Ved oprettelse af e-mailgrupper i sit adressekartotek kan man sende til bestemte grupper i et klik – og til lige så mange, som man har lyst – til samme pris og samme omkostning. Alle modtagerne har beskeden få sekunder senere – lige gyldigt hvor i hele verden de befinder sig. Dog er det svært for afsenderen at vide, om en mail rent faktisk bliver åbnet og læst.

Kommunikation baseret på e-mail forudsætter, at mailadresserne vedligeholdes i afsenderens adressekartotek. Det forekommer langt oftere, at man skifter e-mail adresse, end at man f.eks. flytter, og det er ikke altid, man tænker på at få meldt en ny mailadresse videre til alle, der kender den tidligere mailadresse.

Brug hjemmesiden

Hvis foreningen har en hjemmeside, kan oplysninger lægges her, og der kan gives mulighed for at give besked tilbage via e-mail, telefon eller brev ved at give de nødvendige oplysninger hertil.

Det kræver imidlertid, at modtageren selv kommer ind på hjemmesiden og finder den relevante information, eller at man alligevel sender en e-mail med besked om nyheden eller har udviklet en hjemmeside, som giver mulighed for at abonnere på nyheder. Til gengæld er det nemt at opdatere informationerne.

På en lukket del af hjemmesiden kan også oprettes et debatforum. Det giver en mulighed for at få gang i en direkte debat mellem bestyrelsen og instruktørerne. Bestyrelsen kunne her bede instruktørerne diskutere og komme med input omkring emner som vedrører dem i løbet af sæsonen uden at skulle vente til et instruktørarrangement.

Send en SMS

Denne mulighed rummer de samme fordele og ulemper som e-mail. Men – beskeden kommer direkte ind på mobiltelefonen og kan dermed nå folk hurtigere, og uanset hvor de er, blot mobilen er tændt.

Groupcare - kommunikationsforum

På www.groupcare.dk findes et gruppeforum, hvor man gratis kan oprette kommunikationsforum for grupper. De der bliver medlemmer af en gruppe kan benytte sig af funktioner som e-mail, debatforum, deling af filer og billeder, fælles opslagstavle, videomøder og meget mere.

Groupcare kan f.eks. bruges som et forum for bestyrelsen til udsendelse af referater, kommentering på forslag, debatter imellem bestyrelsesmøderne, opbevaring af centrale dokumenter mv.

Groupcare kan også bruges i forhold til instruktører og udvalg i foreningen. Her kan man køre bredere debatter blandt foreningens frivillige, lægge dokumenter af interesse for de frivillige (instruktør-nyhedsbreve, instruktørhæfter, opgørelser til omkostningsgodtgørelse, referater fra instruktørmøder, invitationer til foreningsarrangementer m.m.) så de frivillige altid kan finde dem og meget mere.

Det bedste af det hele er at Groupcare bygger et princip om, at de enkelte medlemmer selv vedligeholder deres oplysninger. Indledende skal den/de der administrerer gruppen invitere medlemmer til gruppen. Det gør ved at udsende en invitation (mail) til de personer (mailadresser), man ønsker at have med i gruppen. Herefter takker de inviterede selv ja til at være med i gruppen.

Gruppens medlemmer laver selv en profil i Groupcare, der genbruges i alle de grupper, de er medlem af. Herefter vil de være tilknyttet med den mailadresse de selv angiver – dvs. når et medlem af gruppen ændrer mailadresse, vil de automatisk selv opdatere adressen i Groupcare. Medlemmerne i gruppen får så automatisk besked på deres mail om at der er nyheder i gruppen på Groupcare.

Den vedligeholdelse, der herefter skal ske fra centralt hold, er kun (f.eks. i forbindelse med sæsonstart) at slette medlemmer, som ikke længere er med i gruppen, og invitere nye medlemmer. Det er altså slut med at skulle vedligeholde interne maillister, hvor mange adresser hurtigt vil være forældede, og information derfor ikke når ud til de personer, man tror.

Fuld udnyttelse af Groupcares muligheder forudsætter selvfølgelig, at alle de personer, man ønsker at nå, har Internetadgang og en mailadresse. Efterhånden er det også de fleste personer, man kan nå på denne måde. De fleste voksne har en mailadresse gennem deres arbejde, studie eller bare privat. Er der personer, som ikke har mulighed for at bruge Groupcare, skal man dog tage stilling til, hvordan det håndteres.

Man kunne f.eks. vælge, at de kun får centrale uddrag af informationen, eller man kunne vælge, at en kommunikationsansvarlig har opgaven med at formidle al information, debatemner osv. videre til de, der ikke er med i Groupcare-gruppen. Her er ikke facilliste for, hvad den korrekte løsning er. Det afhænger helt og aldeles af den enkelte forening – blot den vedtagne holdning meldes klart ud, så de frivillige ved, hvad de har at rette sig efter.

Det vil være oplagt at inddrage de frivillige selv i udformningen af foreningens kommunikationspolitik – spørg hvad de selv ønsker, og om de kan leve med f.eks. ikke at få alt at vide, hvis de ikke har en mailadresse – og respekter de svar der måtte komme!